Засади використання автоматизованої системи документообігу

ЗАСАДИ

ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ

ДОКУМЕНТООБІГУ РОМАНІВСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ

затверджені рішенням зборів суддів від 03 квітня.2025 р. № 1

І. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Романівського районного суду Житомирської області (далі – Засади) розроблено та затверджено з урахуванням вимог процесуального законодавства, норм Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі - Положення про АСДС), затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року  № 39,  визначають особливості  функціонування автоматизованої системи документообігу Романівського районного суду Житомирської області та особливості розподілу  справ між суддями, засади формування колегії суддів, порядок розподілу судових справ шляхом передачі справи раніше визначеному у судовій справі судді,  а також  повторного автоматизованого розподілу  справ між суддями з унеможливленням впливу на їх формування осіб, зацікавлених у результатах судового розгляду справи. У разі внесення змін до  Засад збори суддів Романівського районного суду Житомирської області новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад.

1.2. Збори суддів Романівського районного суду Житомирської області  мають визначені  Положенням про АСДС повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

1.3. Правовою підставою для розроблення цих Засад є вимоги Закону України «Про

судоустрій і статус суддів»  та  Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

ІІ. Особливості здійснення автоматизованого розподілу справ між суддями

2.1. - автоматизований     розподіл судових справ здійснюється в день їх  реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими на підставі наказу керівника апарату суду особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ за правилами, встановленими Положенням  про АСДС та цими Засадами з урахуванням спеціалізації суддів, визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

• автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації судової справи;
• розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
• повторний автоматизований розподіл судових справ.

Автоматизований розподіл судових справ за індексом 2-а, пов'язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму здійснюється без урахування спеціалізації.

Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя. Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів.

У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду  на виконання службової записки головуючого судді здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду у порядку, передбаченому  у підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення про АСДС.

Визначення присяжних відбувається за правилами, встановленими Положенням про АСДС.

2.2. Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи, а обрання судді за випадковим числом здійснюється також відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

2.3. Коефіцієнти складності усіх категорій судових справ, що надійшли до суду визначаються  залежно від категорії справи відповідно до Класифікатора категорій судових справ  згідно до додатку «Класифікатор категорій судових справ» .

2.4. Визначити наступні коефіцієнти, що враховують форму участі судді в розгляді судової справи для:

головуючий у справі (одноособовий розгляд) – 1;

головуючий у справі (колегіальний розгляд) – 1;

член колегії суддів – 0,5.

2.5. Встановити  коефіцієнти адміністративної посади:

для голови суду – 1,0;

виконуючий обов’язків голови суду – 0,8;

2.6. Встановити, що уповноваженими здійснювати кримінальні провадження щодо неповнолітніх обвинувачених та неповнолітніх потерпілих обрані судді Ковальчук М.В. та Кірічук М.М.

2.7. Визначити, що  у Романівському районному суді  Житомирської області  слідчими суддями є всі судді суду строком до 25.07.2026 року.

Судові справи, розгляд яких віднесено до повноважень слідчого судді, розподіляються на загальних підставах.

2.8. У випадку знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення АСДС, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не

пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

2.9. Реєстрація вхідної кореспонденції та автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.8 цих Засад обставин.

2.10. Справи, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах відповідно до графіку  чергування слідчих суддів.

2.11.Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент  автоматизованого  розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

2.12. Результатом автоматизованого розподілу справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями суду, що автоматично створюється автоматизованою системою. Одночасно з протоколом  автоматизованою системою автоматично фіксується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями суду. Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованої системи щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями не може бути обмежений.  Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи. Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований  для використання  в суді.

2.13. У разі роз’єднання (виділення) судових справ, виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

При роз'єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням  таких судових справ.

2.14. При об҆єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи. Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду для вирішення питання про їх об҆єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.

       2.15.  Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять  календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів ( за наявності наказу голови суду);

за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів ( за наявності наказу голови суду);

за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти  календарних днів ( за наявності наказу голови суду);

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти  календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні ( за наявності наказу голови суду);

під час тимчасової непрацездатності судді;

у дні перебування судді на навчання, підвищення кваліфікації,  участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування;

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування без відбуття у відрядження ( за наявності наказу голови суду);

 відносно проваджень, у якому судді  задоволено відвід (самовідвід);

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

ІІІ. Формування колегії суддів.

3.1. У разі  розгляду судової справи  колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя. Судова справа розглядається колегією в складі трьох суддів, до складу якої входить визначений автоматизованою системою головуючий суддя та формується колегія з числа всіх суддів суду з урахуванням пункту 2.3.2 Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

ІV. Порядок розподілу судових справ шляхом

передачі справи раніше визначеному у судовій справі судді

4.1. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають повторному автоматизованому розподілу , а передаються тим суддям, судове рішення яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

4.2. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також:

клопотання (подання), заяви (крім заяви про відвід(самовідвід) судді (слідчому судді) та скарги, які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), а у разі відсутності  раніше визначеного слідчого судді здійснюється автоматизований розподіл на загальних підставах;

 судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору, а у випадку відсутності судді більше 30 робочих днів, здійснюється автоматизований розподіл даних справ на загальних підставах;

 судові справи про перегляд заочного рішення;

заяви та клопотання з процесуальних питань, пов’язані із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

 у разі надходження матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої  судом вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частини другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу  України,  у разі відсутності судді  розподіл кримінального провадження проводиться на загальних підставах, а у разі надходження кримінального провадження щодо особи, стосовно якої  судом вже здійснюються  кримінальні провадження різними суддями  (щодо однієї і тієї ж особи) , кримінальне провадження передається судді, якому надійшло перше кримінальне провадження відносно цієї особи ;

судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження;

заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

заяви про відновлення втраченого судового провадження;

заяви про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

позовні заяви, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

клопотання про продовження строку дії рішення про визнання фізичної особи недієздатною, а у разі неможливості передачі клопотання про продовження строку дії рішення про визнання фізичної особи недієздатною раніше визначеному судді, заводиться окрема обліково-статистична картка з індексом 2-о та проводиться автоматизований розподіл на загальних підставах;

справи про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;

 заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами, за виключенням випадків, визначених законом;

 судові справи, що надійшли до суду в порядку наказного провадження після скасування судового наказу, ухвали про скасування судового наказу;

клопотання, скарги,  які надходять для розгляду слідчим суддям після усунення недоліків

скарги на незаконне затримання особи, які надходять у день надходження клопотань відносно тієї ж особи про застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою;

       4.3. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду. Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

1. V. Повторний автоматизований розподіл справи між суддями.

5.1.  У разі задоволення відводу або самовідводу судді, якому розподілено судову справу для розгляду, судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу без урахування цього судді на підставі розпорядження керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи.

   5.2.  Винятково у разі, коли суддя у передбачених законом випадках не може продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу  за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи. Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

    5.3.   Судова справа підлягає повторному  автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпунктах 2.3.39 пункту 2.3  Положення про АСДС, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанції не працює в суді або таку справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Положення про АСДС..

    5.4.  Повторний автоматизований розподіл справ у разі  виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи  діловодства суду при автоматичному розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді для розгляду справи  (помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, відвід, самовідвід судді, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, у тому числі повторної участі судді у кримінальному провадженні, якщо він брав участь у цьому ж провадженні під час досудового розслідування, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, припинення повноважень),  здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду, електронний примірник  якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

    5.5.  Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями суду, що автоматично створюється автоматизованою системою. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується  звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями.

1. VI. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

6.1 У разі знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів,  фіксуються актами, складеними  комісією під головуванням керівника апарату суду, із зазначенням дати,часу,настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення. Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

У разі настання обставин, зазначених у підпунктах 2.3.49 пункту 2.3 Положення про АСДС розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу тримання під вартою, клопотання слідчого прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук  чи огляд житла) здійснюється головою суду згідно черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку, з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про АСДС інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

                   VII. Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями

      7.1 У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ (одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ) автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставин.

VIII. Введення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

            8.1.  У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили,  які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень. Дана інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.